如何写email

如何写email

Email 是一个非常强大的沟通交流工具。它已经成为我们工作生活中的一部分。
一个关于使用Email的通常的错误是，我们就象对待打电话一样随意的发送Email.我们用Email给朋友发送生日祝福，或给同事发送笑话。这样做其实有很多的坏处。公司Email是一个工作的工具。当你工作的时候，你花费半小时和朋友讨论周末去那里玩或发送小道消息。你是在浪费公司的工作时间和资源用于你个人的使用。对公司来说意味着丧失生产力。也可能意味着潜在的法律问题。要记住任何你发出的Email，可能被无限期的存贮在某个电脑上，你的朋友可能将它转发给其它人。而其他人又可能将这个Email转发给另外的其他人。你以为你给你的朋友发送了一条消息，而结果可能是发给了全世界的每一个人。如果发出了一个另人恼羞成怒的消息，轻者可能不利于你的工作，重者可能导致你的公司被起诉。
Email有自己独特的生命周期。由于人们可以轻易的转发Email，一旦发出后，你将无法收回它，它的存在就不受发信人的控制了。你的Email可能有一天变成对你最不利的证据。因此在下笔之前一定要仔细斟酌。

在工作中发送Email的正确方式

写一封以行动为导向的Email是一项非常重要的工作技能。然而就象其他的沟通工具一样，知道如何并何时使用Email是非常关键的。读一下公司的关于Email的有关规定，了解那些Email可以发，哪些不可以。
要始终记住的是，一旦事情被写下了并发送出去了，你将永远无法收回它。
下面是帮助决定何时使用Email的技巧。
下列的时候要使用Email：
迅速的沟通某个特定的主意和想法。
发送短消息，控制在一个屏幕上，最多20行
处理日常的工作内容
发送特定的信息给邮寄清单上的员工和客户。
通过Email发送预先的信息，以减少电话或会议的时间。
沟通非保密的信息。

下列时候不要使用Email
*需要立刻执行的活动。
如果你使用Email去执行需立刻采取行动的事情，例如同一天的意外的会议，你可能找不到你要找的人。你需要使用电话去通知。
*重要的通知。
从来不要假设你发出了Email，你的消息就传达到了。很多人可能因某种原因没有读你的Email，或者读后忘记了。
*需深度讨论的问题
如果一个Email产生了4个或更多的回复，则电话或面对面的会议可能更快的解决问题。
*坏消息或敏感的消息
不要用Email发布坏消息或给某个人负面的反馈。某些消息要当面说，身体语言和面部表情在解释坏消息是很重要的。而Email是冷的，缺乏人情的。使用Email可能产生一个很不好的感觉。因此敏感的问题一定要当面处理。

*不要给不经常使用Email的人发信。因为邮件可能需要好几天才读一次。
*不要发送生气和讽刺他人的消息
告诉别人是错的，需要当面去说。一封这样的邮件可能会使事情变得更糟。

网络礼节
网络礼节是在互联网上被大家都接受的行为准则。不管是网络上还是在现实生活中，良好的行为举止是每个人都喜欢好的。因此在发送Email时一定要注意遵守某些礼节。
*只谈工作的事情，任何消息，一旦发送出去，就变成了公共的财产。Email可以被任何你不想被他看见的人转发，保留和打印。不要发送任何对你或他人有不好影响的邮件。
*一封邮件只谈一个事情，并争取显示在一个电脑屏幕上，保持信息尽量简短并使用标题。
*不要发送保密信息。在工作中发送的Email是公司的财产。许多公司有专门的软件监视员工的Email使用情况。任何写下的东西都会被永久的保留下来，有可能作为对你不利的证据。
因为Email可以被很随意的转发，因此要使用不同的方法来发送保密的信息。
*避免笑话和另人感觉冒犯的信息。
*不要发送全用大写字母写的Email。发送这样的邮件被认为是不礼貌的，会被人看作是当着它的面大喊大叫。
*检查你的邮件的语气和拼写错误。
*使用清晰的语言
*使用工作邮箱发送Email，不要使用个人的信箱发送工作Email。

如何写主题行（Subject）

主题行（Subject）是非常重要的。很多人根据邮件的主题行来决定是否阅读一封邮件。下面是帮助你的电子邮件在第一时间内被他人阅读的技巧。
*不要将标题行空白。邮件的读者将无法确定是否有必要读这封邮件，同时没有标题行将很难将邮件归类和便于日后的查找。
*把最重要的信息放在标题行中。并包括一个动词。
不说：Report for review
而是：Please comment on project report by 10:00 A.M. Friday
*内容具体，包括一个日期，因为你的读者可能不在办公室里，无法判定这是何时的事情。
不说：Tomorrow's meeting
而说：Agenda for meeting October 10,10 A.M
*清晰，不含混。使用简单明了的主题句，减少不必要的词语。
不说：We're having problem locationg the missing documents for tomorrw's meeting
而说：Missing documents for August 15
据
*句子完整。确保主题句包含完整的句子和内容。便于读者了解内容。
不说：Follow up
而说：Follow up to April 2nd meeting with Joe White.

如何开始和结尾

Email正日益变得越来越非正式。许多Email都以Hi 开始。Hello 和Dear也被经常使用。这当然取决于邮件的正式程度和你与读者之间的关系。
通常你可以根据常识去判断如何称呼对方。下面是一些基本的原则。
*如果你需要回复一封Email，按照对方的正式程度去回复对方。如果对方以 Hi 开始，你也以Hi 开始。
*当你写信给其他人时，需要根据邮件的正式程度和你与读者之间的关系去称呼对方。
*国际间的邮件通常会相对正式些。尽量保持正式的语调。直到对方使用非正式的称呼。
*称号中可以使用省略语 Mr. Mrs. Ms。
*在结束语中，写上'Thank you'并提供帮助或要求在某个日期前采取相应的行动。
*不要使用正式信件中的套话。如
Do not hesitate to contact me.
Should you have further questions...
这些表达过于正式，不要写你在面对面谈话时，你不会去说的话。
下面是一些常用的结束语：
Please let me know if you need more information.
I'm available to answer your questions at 502 1234567.
Thank you again for contacting me.I will call you next Monday to see if I can answer any other questions.

如何管理邮件

在发送邮件之前，一定要重读一下，检查拼写错误和语气。是否有语法错误。
每个人每天都接收到很多的email。要尊重别人的时间，只发送邮件给有关的人。
尽量不要回复给全部的人。除非其他人需要知道你的回复。
不要抄送给每个人，只抄送有关的人。
仔细对待邮件的转发。如果不确定原发件人是否愿意转发。就不要转发。
不要期待能够获得立刻的回复。收件人可能不再办公室或需要考虑如何答复。
对接到的邮件争取在24小时内答复。
回复邮件时，要包括接收到的原EMAIL。
如果你长时间不再办公室，需要设置out of office 自动回复功能。

out of office

When you are going on vacation, there is an option in some mail programs such as Outlook to reply with a message saying anything you want. After you turn on auto reply, there is a text field where you can type in your message. In general, this is what I have seen the most. Once again, the following is not spoken, but email language.

I will be on vacation until November 15.  I will have no access to my email.
For information on EMG project, contact Harry Pahl(780-352-8501).
For information on AMC project, contact Jane White(780-352-8502).
For other urgent matters, contact David Hart(780-352-8503).

I will be out of the office beginning at 2 pm Monday, December 13, and all day Tuesday, December 14th, returning
on Wednesday, December 15.

I'm currently out of office and will only be back on December 15.

I will be out of the office from June 1 to June 15. I will respond to your message upon my return to the office on June 16. If you need immediate assistance, please contact James Stone at [e-mail].