如何定計劃

 

定計劃，就是假設你已有一個目標。這目標必須是可量度和可完成的。 　　確定你的目標。試描繪出你所希望見到的情景。 　　確定你目前的境況。當中有甚麼特點？有甚麼達成目標的障礙或機會？ 　　現在，寫下一連串對達成目標或許有用的步驟。一個好方法是問：「在目標達到之前，最後一樣要做到或要發生的是什麼？」這種倒數是一種清理思想障礙的過程。倘若我們從目前的處境開始想起，很容易就會被一些問題絆住：「我們從未試過那樣」、「我們試過了，但行不通」……試從理想中的遠景開始，而不是從目前強行達到哪遠景。 　　當你寫完一切必需的步驟後，按事情的先後或優先次序將之排列，看看有否遺漏哪些步驟，並確保你有另一後備計劃。 　　計劃是可以定得非常精細，試用審核單或邏輯性圖表將之表達出來。 　　確保所有有關人士都了解這計劃，並積極參與。記著，跟子目標一樣，好的計劃不僅是「你的」計劃，也是別人視如己出的、屬於「他們的」計劃。 　　列出計劃後，計算一下每項步驟所需的時間、人力和物力，並確保你有足夠的資源去進行。「你們那一個要蓋一座樓，不先坐下算計花費，能蓋成不能呢？」 　　時刻記著你是一個過程之中，是由現在過渡至你的理想境況去。這意味著你要不斷重計劃。 　　以具體可見的方式，將你的計劃傳達給你自己和別人。利用圖表、卡片、日曆……任何可使你更全面地看到這計劃的工具，用它們來把計劃和人分享，並小心界定不同階段的里程碑及終局。 　　一個常見的問題是：「我應該多久才計劃一次？」答案因人而異。通常來說，當你寫一張待辦事項單的時候，你就是在定一天的計劃。至於一週的計劃，可在前一個星期五釐定。總言之，在你需要考慮加以安排的那段時間之前，留一段相稱的時間去作計劃。 　　還有一個問題是：「我應該計劃多少？」答案是：「剛好足夠，不多不少！」當你的計劃充份到足以使你完成工作時，便立刻進行。當然，訣竅是知道怎樣計劃才算充份。

摘錄自《時間管理錦囊》，亞洲歸主協會出版，蒙允刊登