礼仪全书 4

打电话的基本要求

　　现代社会是讲究“快节奏、高效率”的时代，电话，是现代社会主要的通讯工具之一。许多人认识到了口才的重要性，在平时格外注意，但是，在打电话的时候却往往忽视应有的礼貌，或者在与对方交流困难的时候感到手足无措。其实，打电话也是展示口才的一个重要“窗口”，只要掌握了其中的技巧，你就可以轻松地在不与对方见面的情况下，获得令人满意的社交效果。

　　1．时间要求

　　打电话时间的选择要求。一般情况下，三餐吃饭的时间、早晨7时以前、晚上10时以后都不适宜打电话，在对方吃饭与休息时打电话是一种很不礼貌的行为，除非是确有紧急要事。

　　电话交谈持续时间要求。打电话的时间一般以3-5分钟为宜。

　　如果一次电话要用5分钟以上，就应先说出你要办的事，并问一下：

　　“您现在和我谈话方便吗？”假如这时不方便，就和对方另约一个时间再谈。

　　在非工作时间打电话要注意征得对方同意。例如，提起话筒首先问一声“现在跟您谈谈，方便吗？”如果对方正悠闲得很，他会愿意听你谈，而且谈话结果一般能令人满意；如果对方正忙得不可开交或心绪不佳，礼貌地询问也会减少他粗暴答复的可能性。

　　2．声音要求

　　使用电话，必须完全依靠谈话，电话声音是你唯一的使者，你必须通过电话给对方一个良好的印象。所以，传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯、让人感兴趣的声音，首先音量要适中，更要注意发音和咬字要准确。

　　一般人在打电话时喜欢加大音量，尤其是在打长途电话时，非得大喊大叫不可，好像因为距离远怕对方听不清。电话是一个很现代化的通讯工具，你完全没有必要大喊大叫。因为你大喊大叫时，对方听

　　了会极不舒服，但又不好意思让你声音小点，只好在那受罪。再就是当你大喊大叫时，会影响到其他人的工作，也是极不礼貌的。所以说，不论是多远的长途电话都不要大喊大叫，都要想着你现在是对着对方的耳朵说话。当然如果电话里有杂音，或者其他毛病，对方听不清楚，他会告诉你声音大点，你可以适当加大音量。

　　人们往往以为在电话里与对方讲话，谁也看不见谁，讲起话来就不注意带表情、带动作。其实这是不对的。在电话里与对方说话也应该带表情，激动时还可以带上动作，因为你没有表情时讲出来的话往往是干涩而没有感情的，对方一听就能想象出你面无表情的样子。对方想象到你毫无表情的与他谈话，心里也就没有热情了，这样就容易阻隔了两人的感情交流，没有感情上的共鸣，语言的交流也就没有多大意义了。

　　如果你现在不高兴，或正在思考一个难题，你很不乐意有人来打搅你，可此时突然有你的电话来，那你在接过电话之前，一定要稳定一下情绪，使自己高兴起来，不要把自己烦恼和不高兴的情绪传给对方，更不能因对方在不合适的时候打来电话而生气、发怒。因为对方打电话时不知道你在干什么，他打电话或许是为了让你高兴，或是为了告诉一件很重要的事。你若一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪来，对方马上就会感觉到，他会很扫兴，想说的也就不说了。

　　3．交流要求

　　电话交谈时，因为看不见对方，如果我们不注意用声音提示对方我们在听他说话，往往会使对方产生被冷落的感觉等等。因此我们必须注意采用一些技巧，让对方产生一种相互交流的感觉。

　　在对方听你说话时，你要时不时地问问他，对你说的话有什么看法和想法。让他发表些意见，如果你一个劲地说，对方听多了就会分散注意力，或不耐烦了。你问他一个问题，或问一下是否同意，就是提醒对方认真听，也是一种交流的补充，使双方都集中精力。

　　对方在与你说话时，你要边听边说“对”、“不错”、“很好”，这些话不要长，就这一两个字就行，目的是为了让对方知道你在很认真地听他讲话，他讲起来也就有情绪了。如果一方讲得很来劲，另一方不出声，讲的一方就会失去热情，以为对方不愿意听呢。

　　4．礼貌要求

　　给别人打电话时，不管接电话的人是谁，你都应很礼貌很客气的与对方谈话。你礼貌客气，对方才会乐意听你说。尤其对第一个听电话的人来说，你是在给他添麻烦，你会让他去找你要找的人，你不客气，对方就会不乐意认真对待，不会很情愿地为你服务。

　　同样，如果你正在工作，突然有电话打进来，只要你拿起了电话，就要很热情、很礼貌地与对方谈话，不要不耐烦或很生气地与对方讲话。这是人际交往中必须要注意的，因为这会体现一个人的修养。

　　5．主动说出自己的单位和姓名

　　无论是打电话还是接电话，都要主动地报自己的单位和自己的名姓。打电话问：“是××单位吗？”之后还要报一下：“我是××单位。”问对方“你贵姓？”之后，就得报“我姓×”。这样也是一种礼貌，只问对方，不报自己是谁对方会反感，再说他不知你是谁，在哪打电话，也不好给你传话。

　　接电话时也一样，也应该主动报一声：“我是××单位，您是哪儿？”“贵姓，要找谁。”也好告诉同事是谁找。