现代人礼仪全书

7.公务文书礼仪

　　公务文书指机关、团体在处理各种工作时所形成的格式规范、内容系统的各类书面材料，而公务文书礼仪，即代表国家行政机关和组织机构写作处理公务文书时，所必须遵循的有关规范和惯例。

　　公文写作基本要求

　　严谨、规范、准确是公文写作的三大要求，具体地讲有以下几方面要求：

　　格式规范 公文有其特定的格式，一般包括：标题、主发机关、正文、附件、发送机关、发出日期、报送单位、公文编号、机密等级、缓急程度、阅读范围等部分。公文如果不讲格式，随意乱造，会有损公文的严肃性，也是对收交者和阅读者的不尊重。

　　用词准确，行文严谨 公文写作中，遣词造句一定要严密准确，不能产生歧义。同时，应尽量避免在公文中使用语气词、感叹词和其他一些富于描绘性、形象性和感情色彩的词。公文还排斥口语词汇和方言词汇，以保证公文表意的准确性。

　　名称一致，数字精确 同一篇公文中多次出现同一名称时，必须前后统一；凡外国国名、重要的或常见的地名、人名及党派、新闻机构、政府机构的译名等，均应以新华社的译名为准；公文中应尽量避免使用难懂的术语、行话；文稿中第一次出现的市县、区等地区前，应加上所属的省或地区名。

　　公文中的时间概念要准确，要用年月日的具体日期，尽量避免使用时间代名词。文中出现我国各朝代年号时，应另注公历年分。

　　公文中不能混用基数、序数、分数、倍数、确数、概数；引用统计数字要反复核实，确保准确。

　　公文礼仪 拟行公文时，一定要遵守法定的分类。按照《国家行政机关公文处理办法》里所作的有关规定，国家行政机关主要所行的公文共分10个大类、15个文种。不同种类的公文，在实践中不仅有着不同的适用范围与适用对象，而且功能作用也是不同的。如果对此不予重视，拟行公文时随意使用，张冠李戴、胡乱套用，不仅影响到公文作用的正确发挥，损害行文机关和组织的威信和形象，也是对收文单位的不尊重，因此是违反礼仪规范的。

　　上行公文的行文礼仪

　　上行公文指党政机关或社会团体中的下级组织向上级机关报告情况或请求就某项工作做出指示或批复时上报的书面文件，如报告、请示等。

　　（1）上行公文一般应按照隶属关系进行请示和报告，一般情况下，不要越级行文，以免打乱正常的领导关系。如因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

　　（2）请示应限于必须向上级请示的问题，事无巨细，样样都向上级请示，决不是“尊重上级”的表现。在请示中要把需要上级机关审批的问题写清楚并做出具体的分析，然后提出自己的看法或处理意见。而且阐述事实要实事求是，引用数据要准确无误，提出的看法或处理意见要具体明确、切实可行。此外，请示的结尾要正确使用习惯用语，如“以上意见当否，请批示”、“是否妥当，请指示”、“当否，请复示”等等，这既是请示，又是一种礼貌的表示。

　　（3）报告要目的明确，重点突出，有点有面，有分析有综合，简明扼要，言简意赅，不要罗列现象，更不要敷衍塞责，空话连篇，言之无物，否则既浪费领导的时间和精力，又是对上级领导不尊重、不礼貌的表现。

　　下行公文的礼仪

　　下行公文指党政机关或社会团体中的上级组织向其下级组织所发的文件，包括命令、指令、决定、决议、指示、通告、通报、公告、批复等。它的礼仪要求是：

　　要尊重下级 各种下行公文在行文（包括格式、结构、语言）上要为受文单位着想，给阅读者提供方便。如标题要明确；发文字号和成文日期要准确；叙述事实要把时间、地点、人物、数据、事例和背景交代清楚；指示要切实可行；通知要具体明确；通报要准确无误，防止给下级机关造成不必要的麻烦；对下级请示应根据政策规定和实际情况及时准确地作出批复。此外，下行公文常常用条文结构，以便下级在执行时逐项贯彻落实。

　　要遵守行文规则 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。同时，撰写下行公文还应注意：不是隶属关系的不应以隶属关系的行文；未经会议讨论通过并要求下级贯彻执行的事项，不能擅自使用“决议”的名称，对所有决议的问题，都要作出结论式的判断和决议，要求收文者照章执行。

　　平行公文的礼仪

　　平行公文是向同级或不相隶属的机关、单位递送的文件，也叫公函或函。

　　函又分为问函和复函两种。问函是为了商洽工作、询问事项、提出请求等主动给其他机关发出的函。这种公函，内容应专一集中，最好是一事一函，而且要把商请的原委、询问的问题、请求的事项写清楚，以便对方回复。复函是被动地答复相应商请的公函。写作时务必注意针对来函作明确的答复。不管是问函还是复函，都要求语言得体，用语要有分寸，不要用命令、指示性语言。

　　办理公文应做到准确、及时、安全。任何一件公文，从其形成、运转、生效直至终止，都是一个连续的动态过程。依照国家有关法规的明文解释：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”这个过程中，不仅涉及几个办事部门、多个办事人员，而且是有严格流转程序和相应手续的。只有严格按法定程序和手续办理公文，操作规范、严密才是合乎礼仪的。

　　§§第六章 商务往来礼仪