会展信息管理

第四节 会展管理信息系统运营维护

　　会展管理信息系统投入使用后，系统的运营管理主要包括运营情况的记录管理、系统的日常运营维护管理、系统的文档管理和系统的简单评价管理。

7.4.1 系统维护管理的目的

信息系统运营管理的主要目的是使信息系统在投入使用的一个预期时间内能够充分发挥它的作用，从而产生应有的收益。

启用新管理信息系统后，便进入长期的使用、运行和维护期。为保证系统运行期正常工作，必须明确规定各类人员的职权范围和责任，建立和健全信息系统管理体制，保证系统的工作环境和系统的安全，为此要有效地利用运行日志等对运行的系统施行监督和控制，这也是系统正常运行的重要保证。作为高层领导的经理要定期检查系统运行情况，发现问题及时处理，而信息管理部门的负责人除了要负责监督系统运行外，还要对本部门各类人员的工作进行检查和监督，积极做好各类人员的管理工作，只有这样才能保证信息系统为各层管理服务，充分发挥信息资源的作用。

管理信息系统的维护主要是保证系统正常工作，应付系统内外环境和其他因素的变化而采取的有关活动，系统的维护制度主要有以下几个方面的内容：

提出修改或维护要求；批准修改要求；分配维护任务；验收工作成果。

7.4.2 系统维护管理的主要内容

系统的运营管理主要包括运营情况的记录管理、系统的日常运营维护管理、系统的文档管理。

1）系统运行情况的记录管理

信息系统投入使用后，要对系统运行时的软件、硬件和数据情况做记录管理。任何系统运行时大多处于正常运行状态，但也会出现不正常和无法运行的情况，运行情况的记录对系统问题的分析和解决起着非常重要的作用，尤其是后两种情况的详细记录是很有价值的。系统运行情况的记录管理可由专门的管理人员来做。对运行情况的登记记录要真实、准确。

其中，硬件状态描述发现问题时的计算机系统的标识；软件状态描述问题出现于哪个子系统或模块，应当尽量给出细节的描述；数据库状态描述的是问题发生时数据库的标识和文件的标识。对于运行情况进行管理时，不必要给出问题解决的办法，只要将问题出现时的状态做尽可能详尽的描述，对系统正常运行时的数据做好备份和存档即可，问题的解决可由系统的维护管理人员来进行。

2）系统的维护管理

信息系统的维护是指为保证系统正常工作，应付系统内外环境和其他因素的变化而采取的有关活动，简单说来就是纠正错误和改进功能。系统维护管理人员要定时定量对系统状态数据和文档进行阅读，与系统运行记录人员进行沟通，对所出现的问题提出解决的办法和途径，并对所做的修改做好维护记录。一般说来，导致信息系统维护的主要原因有：国家有关政策和法规的改变；组织管理方法、方式的改变；信息系统业务处理过程的变化；用户需求的增加；运行环境的变化；原设计中存在的问题。

系统维护的主要工作有：硬件维护：包括定期预防性维护突发性故障的维护；软件维护：包括正确性维护、适应性维护、完善性维护和预防性维护；数据维护：包括数据项的增减和数据库文件的分解、合并等。

做好系统维护管理文档的记录同样很重要，可为系统的改善和问题的进一步解决起到关键作用。

其中，软、硬件状态描述修改前和修改后的状态；数据库状态描述对数据库数据标识和数据进行的修改以及数据库修改的申请号等；修改测试结果给出测试的用例；问题报告描述问题是否已经解决，若没有解决给出进一步解决问题的建议。

3）系统的文档管理

信息系统的文档描述的是整个系统发展及演变过程以及系统各个状态的文字资料，其目的是使程序及其相关的数据始终保持正确的运行状态，并根据变化了的情况及时地调整程序过程，使之不断得到完善和改进。系统文档的管理工作是工作量很大，耗时最多的一项工作。系统文档管理的内容主要有：文档标准与规范的制定；文档编写的指导与督促；文档的收存、借阅、保管手续的办理。

4）系统的评价管理

（1）评价信息系统质量的特征和指标。主要有：用户对信息系统的满意程度；系统的开发过程是否规范；系统的功能是否具有先进性、有效性、完备性；运行结果的有效性和可靠性；系统的性能、成本、效益的综合比是否达到预期目标；信息资源的利用率；系统的实用性。

（2）信息系统评价的主要内容。主要从技术和经济两个方面进行信息系统的评价。从技术上评价内容主要是系统性能，具体内容包括：信息系统的总体水平，例如系统的总体结构、地域与网络的规模、所采用技术的先进性等；系统功能的范围与层次，例如功能的多少与难易程度或对应管理层次的高低等；信息资源开发与利用的范围与深度，例如企业内部与外部信息的比例、外部信息的利用率等；系统的质量，例如系统的可使用性、正确性、可扩展性、可维护性和通用性等；系统的安全与保密性；系统文档的完备性；在经济上的评价内容主要是系统的效果和效益，包括直接和间接两个方面。

直接的评价内容有系统的投资源、系统的运行费用、系统运行所带来的新增效益和投资回收期；间接的评价内容有对企业形象的改观、员工素质提高所起到的作用，对企业的体制与组织机构的改革、管理流程的优化所起到的作用，对企业各部门与人员间协作所起到的加强作用等。