会展信息管理

第二节 会展项目运营信息化管理的主要内容

　　一个会展项目在运营过程中基本上都是同各种信息打交道，所以我们从功能的角度划分，可以将其信息化管理分解成展商库管理、联络过程管理、展位管理、服务管理、财务支持管理、展商费用管理、外网管理、系统基础维护管理、观众管理、海外展商管理，并且会展项目运营管理信息系统的核心是参展商管理，所以设计理念上以CRM（客户管理）为主。

展会项目主办商在以下方面需要对众多的业务数据进行处理，这些工作也是主办商在项目运营管理中的中心任务，以一般展会项目为例，运营信息化管理的主要内容有：利用项目管理工具，管理展览过程中的立项、策划、新闻发布会、高峰会议、研讨会等项目运营；综合管理整个展览项目的收支情况、综合评估盈利能力；利用招展管理模块管理展位销售代理、展位销售过程，发掘更多的参展商客户，开展展位销售工作；利用项目运营管理部分监督项目运营流程和运营情况；利用领导查询系统随时监控项目的收支数据；利用报表生成工具生成各种各样的使用报表，包括联络催款单据；利用公共展览服务商信息平台协调展览服务商；通过信息平台收集相关展会信息和参展商信息，辅助展览策划和价格方案的制订。

那么，可以将该信息化管理分为以下几个模块：

1）参展商资料信息库管理模块

（1）厂商公司信息和联系人数据库，包括与招展有关的各种信息，如厂商的行业细分、主要业务和产品、发展情况、经营情况、组织机构以及联系人的联络信息、在公司内部的职位、影响力、喜好、习惯等数据。通过这些数据，招展人员能尽可能详细地了解招展对象的情况，便于在招展过程中采取措施，达成订单。

（2）客户原始记录，包括统一客户代码、名称（中文、英文、中文简称、英文简称）、地址（国家、省份、城市、中文地址、英文地址）、邮政编码、联系人、电话号码、其他联系方式、银行账号、使用货币、报价记录、优惠条件、付款条款、税则、付款信用记录、销售限额、交货地、发票寄往地、企业对口销售员、佣金码、客户类型等。

（3）统计分析资料，包括顾客对企业的态度和评价、履行合同情况与存在的问题、信用情况、与其他竞争者的交易情况、需求特征和潜力等。

（4）企业投入记录，包括企业与顾客进行联系的时间、地点、方式（如访问、打电话）和费用开支、给予哪些优惠、提供产品和服务的记录、合作与支持行动、为争取和保持每个客户所做的其他努力等。

（5）潜在参展商数据挖掘。潜在参展商数据的收集方式包括：从展览会观众信息中通过关键字搜索；从网上登记信息和互联网信息中搜索；从其他合作单位收集；从行业数据资料中收集；通过以往参展商介绍得到等。

（6）参展商分类管理。不同展览会对参展商的分类要求不同，除按产品分类外，还包括按参展商企业组织形式分类、按参展商企业规模分类、按参展商企业社会性质分类等。通过这些分类，能辅助展览会招展，能在分析报告中得到更有意义的分析数据。

（7）参展商历届参展史管理。展史管理是参展商管理中重要的部分，几乎所有的组展商都在收集参展商的展史资料。详尽的展史数据能揭示企业对展览会的认同程度，体现了参展企业的发展过程、信用情况、资金实力、参展和支付习惯等。通过信息化建设，可以使这些数据成为组展公司的宝贵资源，最大限度地减少因为招展业务人员的变化而造成的损失。

（8）优良记录、不良记录管理以及大事记（其他未被记录的重要事件）。

（9）展商分级别管理，即根据展商参加展会的多少、付款的多少以及不良记录、优良记录的多少区分展商。通过分级别管理，可以达到规范客户态度、行为的目的。

2）招展代理管理模块

利用合作单位合作招展能扩大展览会的销售力量，同时也能够增加不可控的因素，招展代理管理的目的就是最大限度地扬长避短，如通过对合作史的管理，可以起到类似对参展商展史管理的作用。本模块的目的是要实现灵活机动的招展代理、展团、合作主办管理。有招展代理参与的招展过程是通过互联网协同工作的过程，招展代理应能通过外部网站分享本管理模块，其招展过程产生的数据也应能及时更新到总数据库中。

（1）代理付费方式管理。代理付费方式管理的主要业务有：

①透明代理，即主办方和代理方都知道参展合同金额，并且严格按照参展合同金额支付佣金。

②不透明代理，即主办方不知道参展合同金额，只有代理方知道，代理支付金额遵照代理合同。

③半透明代理，即透明代理与不透明代理的结合。半透明代理代理支付金额部分为佣金，部分为其他（如奖励、惩罚、广告费、邮费、宣传费、劳务费）。

（2）招展任务管理。招展任务管理是招展过程中按阶段、按个人的任务管理，体现了招展过程的总体控制能力。

（3）招展人员管理。招展人员管理包括对招展人员个人情况的管理；登录管理；销售情况查询；当前工作查询等。

（4）招展过程管理。招展过程管理能详尽记录招展过程的每个细节，包括电话记录、交往过程、当前状态、交费情况、展会服务预订情况等。通过这些信息，有关领导能随时查看当前总体和每个人招展的进展情况，能迅速发现其中可能存在的问题，及时调整。

（5）招展收费管理。招展收费管理是对招展过程中各种收费情况的查询统计，应能正确全面地反映当前时刻总体和某个参展商应收、已收、欠款等情况。

（6）参展商反馈信息管理。参展商反馈信息管理的主要模块有：

①参展商参展现场情况调查模块。该模块通过调查问题模板库，结合每次展览会生成适当的调查问题，及时采集参展商参展反馈，特别是观众质量情况、展会成交、意向成交、下次参展意向等。这些数据能及时输入到中心数据库进行管理和分析。

②参展商会后回访管理模块。该模块结合互联网，利用先进的Call Center技术，在会后一定时间内回访参展商，获得较为准确的反馈数据和公司及产品的更新信息。

3）招展过程记录模块

（1）招展联络方式。招展联络方式包括召开会议（会议记录模块）；召开电子会议（Net

Meeting集成系统）；寄信（文档管理模块+报表生成模块+信封打印模块）；打电话（电话号码管理模块+电话集成系统）；发送E-mail（文档管理模块）；发送传真（传真集成系统）；发送手机短信（手机短信集成系统）；外网访问（外网模块）。

（2）招展联络过程的全面记录。招展联络过程的全面记录可以记录所有的联络过程，并且可以对每一次联络记录进行备注，并根据联络的结果对联系信息进行更新，包括：会议/电子会议：保留会议记录，如果有必要，可以保留相关的声音、图片信息；信：打印过程中系统可以记录通过本系统打印了哪些信封和信，生成了哪些文档；电话/传真：结合来电显示系统和拨叫记号系统，对通话进行记录；E-mail：通过电子邮件系统的整合记录发送和接收的电子邮件；手机短信：通过发短信的软件记录；外网访问：通过外网的访问日志可以知道哪些展商什么时间看了哪些网页、停留多久等信息。

（3）招展联络过程查询。招展联络过程查询包括将以上联络过程按照联络人、文档、对方客户、类别等信息进行查询；将不良记录查询形成黑名单，计算信用等级；提供长时间未联络客户名单；形成报表——联络全历史。

4）展位管理模块

（1）场馆租赁，包括记录馆号、面积、开幕时间、注意事项、备注、大致底图；展位划分；先画出展位图，然后标定展位号；展位价格自动计算。

（2）展位分配，包括智能分配方式，即根据规则（展台要求、合同金额、展品类别）自动分配，然后再自定义的修改；连线分配方式，即左边是展商，右边是展位，进行连线；Gis分配，即在：展位示意图上选展商。

（3）展位查询与统计。可以根据售出状态、回款状态、代理状态，查到所有申请了“洽谈桌”的展台、所有交了全款的展台、反馈表中某项结果为“优”的展台、所有属于代理A的展台、所有信用等级高于5的展台、所有展品中有“数码相机”的展台等。

5）参展费用管理模块

通过统一灵活的展商费用管理，可以完成：

（1）费用智能计算。

展商费用=参展合同费用-招展代理费用+服务合同费用+代理服务费用±调整费用参展合同费用=摊位费用×折扣比例±调整费用摊位费用=展商所有摊位价格的和±调整费用摊位价格=摊位面积单价×摊位面积±调整费用招展代理费用=参展合同费用×代理合同佣金比例±调整费用服务合同费用=展商所有服务项目单价×服务合同数量×折扣的和±调整费用服务代理费用=服务合同费用。

（2）付款合同。

付款计划根据标准计划自动生成，可以自己独立计算每种费用。

付款流水记录：记录每一笔到账。

自动催款通知：根据合同付款计划自动生成，手动发送。

6）观众邀请和观众信息管理模块

观众管理系统是现场观众管理系统的信息使用部分，通过现场系统产生的数据，在主办管理系统中得到广泛的使用，产生价值和更新需要，从而推动下次展会观众信息的收集。当然主办管理系统也承担一部分展前观众信息收集的工作，但信息收集的主体是现场系统，主办系统和现场系统互为依靠，互为促进。

观众邀请和观众信息管理模块主要包括：①观众的数据库建设和信息收集、观众数据库的分类和专业级别设定；②邮函管理及制作系统、参观邀请函发放管理，以及信函登记关于退信的处理和管理；③群发电子邮件和群发传真系统；④观众预登记管理模块，观众预登记反馈和处理（网上登记、传真登记）；⑤观众胸卡制作系统；⑥观众现场登记、现场门禁管理；⑦展览调查表管理；⑧观众信息录入、检查系统；⑨观众信息规范化处理及统计分析系统。