会展信息管理

学习目标

　　明确：会展企业在项目运营中的信息化建设和管理现状。

掌握：会展项目在运营管理中的各流程操作；会展项目运营信息化管理的主要对象与内容。

了解：实现信息化的软件技术与网络技术。

“引例”

展览企业的信息化建设。

以信息技术推进展览行业的发展这个理念已被越来越多的展览企业所接受，信息技术将帮助中国会展业实现跨越式发展，信息技术将给中国展览业的加速发展安装一个有力的引擎。从2006年1月12日至13日在广州举行的“第七届展中展”中我们欣喜地看到，会展行业的信息化已经被越来越多的展览企业所接收，更多的会展企业希望通过信息化技术提升企业的竞争力，提高办展水平。但是我们也应该认识到，我国展览业的信息化还处于较低的水平，大部分企业仍然在使用文字处理软件（如Word、Excel等）来保存客户资料及其他资料，普遍存在信息的共享程度低、使用不方便、易丢失等问题；未来的发展形势必将是使用专门的会展企业管理软件；信息的共享程度高、使用方便等优点，必将帮助企业的管理提升到较高的层次。

杭州佳德展览服务有限公司（以下简称“佳德公司”）是一家民营的展览公司，拥有自己的品牌展，许多重要项目都由该公司承担招展工作，但由于项目比较多，招商、客户联络、寻找赞助商等繁杂的日常工作使他们感到迫切需要一个信息化的平台来提升管理与运营效率，进一步加强同外界的沟通和联系。但是，仅靠自身力量搭建信息化平台，存在着投资成本大、研发周期长、维护困难等问题，而与万泰认证有限公司的合作，应用万泰会展管理软件（以下简称“WIT-EIS”），解决了困扰企业的管理方面的问题。

在实施信息化建设之前，企业被以下问题所困扰：客户数据凌乱，缺乏管理。

在实施信息化建设之前，客户数据凌乱，客户资料以文本或Excel表、Word文档的形式存放在每个业务员的电脑中，各个展会项目部之间客户信息缺乏有效的整合与共享，客户资料的完整性和保密性容易受到员工离职等因素的影响。

业务联系复杂，大量耗费精力在实施信息化建设之前，招展事务纷繁复杂，招展人员大量的精力都耗费在打电话、发传真、发E-mail、应付资料收发等事务上，难以脱身对招展工作做更高层面上的管理。

财务管理混乱，管理层对财务状况难以把握。

在实施信息化建设之前，财务管理难度很大，存在较大比例的收款问题，应收、应付账款不清，管理人员对展会财务状况难以把握。

缺乏分析，无法对各届展会、展商的情况做出精确的评价在实施信息化建设之前，缺乏对有效的客户、财务状况的统计分析，对每一界展会展商情况与展会组办质量无法给出清晰的评价。

通过WIT-EIS的实施，解决了以上几点困扰管理的问题。

有效地进行客户数据库管理，实现客户信息共享。

WIT-EIS具有强大的数据库管理功能，在佳德公司内部建立起所有客户的数据库，使得展商、媒体、观众以及场馆等全部客户信息得到有序、安全地存储和管理，实现了客户信息在全公司的分角色共享，避免了因人员流动等意外原因造成的客户流失等现象。

规范工作流程，明确员工工作职责。

WIT-EIS系统规定了科学、合理、规范的招展业务流程，员工必须按照该工作流程操作系统，保证了操作的安全性，避免了因员工错误操作所带来的损失。明确权责，责任到人，每一位员工都有自己对应的账号和密码，员工根据自己的权责通过自己的账号登录操作系统来完成其工作，系统对其关键操作都作记录，避免了不必要的纠纷和麻烦。

更直观、醒目的会展场馆及现场管理。

WIT-EIS将GIS功能引入会展软件的开发中，实现会展现场及场馆、展位的图形化管理，更加直观、醒目。

规范合同管理，提高财务管理水平。

系统中将每一位参展商对应的参展合同放置在对应的合同目录下，以方便任何有权限操作使用的人进行信息查看。在财务管理中也方便了财务人员对参展商账款进行管理和监督跟进，解决了以往遇到的财务信息跟踪困难的问题。

强大的决策分析能力。

利用强大的数据管理能力和对数据的统计、分析、类比能力，帮助公司了解现存工作的成绩和不足，全程监控、分析展商状况、业务员招展情况等，从而进一步提高展会的整体质量和效益。

人性化，具体化的展后管理。

WIT-EIS围绕如何更为有效地服务于参展商，将CRM先进的客户关怀与满意度调查等功能引入会展管理软件中，通过有效的管理，提高了公司的知名度和行业认同水平。

通过WIT-EIS的实施，解决了信息化建设以前企业经营中遇到的困难，节约了人力，提高了工作效率和服务水平，为企业参与竞争提供了助力。

在佳德公司实施信息化的过程中，我们认识到，展览企业的信息化必须注意以下几方面：

①企业的定位策略。尽管在企业制度、管理模式、经营规模等方面具有共性的企业，可以相互借鉴信息化建设的经验教训，但是，从来不存在完全相同的企业，因此也就没有可以完全照抄照搬的企业信息化模式。在信息化建设之前，企业高层决策机构首先应当借助外部的第三方信息化咨询机构，从经营战略、体制、技术、管理、企业文化、人力资源、行业环境和竞争地位等方面，对企业进行全面的自我诊断和准确定位甚至重新定位，在此基础上确定本企业信息化建设的关键需求、方针、范围、阶段、力度和深度，才能既不脱离企业自身的特点、基础和条件，又能很好地服务于企业未来经营发展和增强核心竞争力的需要。

②全员培训与促进策略。信息化建设项目启动前，借助第三方咨询机构，对上至董事长、总经理，下至普通员工就信息化建设的意义、必要性、基本知识技能、预期效果等进行全员培训，不同于软件和解决方案提供商、实施商对系统和终端用户进行的应用操作技能的培训，它不仅有助于尽快形成全体员工对信息化建设总体思路、步骤等的共识，明确自己所应担当的角色和应发挥的作用，增强员工参与度和积极性、创造性，减少障碍，克服阻力，提高项目成功率，而且更重要的是，它有助于“擦亮用户的眼睛”，培养和提高企业管理层特别是高层决策者对信息技术、软件和解决方案提供商的认识和判断，以便正确地选择适用的技术、解决方案及供应商、实施商，降低选型风险，防止决策失误。

③维护扩展策略。对展览企业而言，会展管理软件系统的安装实施，意味着一切才刚刚开始，企业与咨询机构和软件供应商应该建立长期的战略合作关系。

咨询机构或软件供应商可以帮助企业进行阶段性信息化项目完成后的维护、管理与升级，紧紧围绕用户应用系统升级、扩展的要求，跟踪研究信息技术及其应用的发展趋势，继续为用户企业提供富有前瞻性、战略性和针对性的服务。同时，帮助用户企业建立IT供应商信用记录数据库及其根据用户系统维护、扩展需要做出快速响应、提供后续服务与支持的机制。

我们应该认识到，展览企业的信息化工作是一个延续和发展的工作，我们的企业应该避免盲目追风，应该根据企业的实际情况，有选择的与一些会展企业软件提供商进行合作，对其企业规模、人员数量、招商运作方式等进行调研。

案例解析：随着会展行业越来越成熟的发展，会展行业信息化已经被越来越多的企业所接受，更多的会展企业希望通过信息化技术提升企业的竞争力，提高办展水平，企业信息化建设和应用能更好地保证整个会展项目的运营管理。